POLITYKA PRYWATNOŚCI „SYSTEMU MLS”

Wstęp

W celu realizacji wymagań określonych przepisami ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. 2002r. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.), ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1000 z późn. zm.) i rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1) Warszawskie Stowarzyszenie Pośredników w Obrocie Nieruchomościami z siedzibą w Warszawie ustala

następującą politykę prywatności.

§ 1.

Użyte w niniejszej Polityce prywatności definicje, pisane dużymi literami, będą oznaczać:

1. RODO - rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1),
2. Ustawa - Ustawa o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. 2002r. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.),
   
3. Usługodawca – Warszawskie Stowarzyszenie Pośredników w Obrocie Nieruchomościami z siedzibą w Warszawie przy ul. Nowogrodzkiej 19 lok. 3 (00-511), wpisane do Rejestru przedsiębiorców oraz jednocześnie do Rejestru stowarzyszeń, innych organizacji społecznych i zawodowych, fundacji oraz samodzielnych publicznych zakładów opieki zdrowotnej Krajowego Rejestru Sądowego, prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla m.st. Warszawy w Warszawie, XII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 172046, posiadające NIP: 5261005039, adres e- mail: wspon@wspon.org.pl
4. Usługobiorca – Agencja Nieruchomości, która jest stroną Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS,
5. Agencja Nieruchomości - przedsiębiorcą prowadzący działalność gospodarczą z zakresu pośrednictwa w obrocie nieruchomościami, będący osobą fizyczną, osobą prawną albo jednostką organizacyjną nie posiadającą osobowości prawnej,
6. System MLS – stworzony przez Usługodawcę, dostępny drogą elektroniczną, przy wykorzystaniu Systemów teleinformatycznych, Środków komunikacji elektronicznej oraz Bazy danych MLS, system współpracy pomiędzy Usługobiorcami umożliwiający im w szczególności komunikację, w tym zawieranie umów o współpracę, w celu realizacji zawartych przez Usługobiorców Umów pośrednictwa w obrocie nieruchomościami z klauzulą wyłączności,
7. Umowa o dostęp i korzystanie z Systemu MLS – umowa zawierana pomiędzy Usługodawcą i Agencją Nieruchomości, na podstawie której Usługodawca w szczególności udziela Agencji Nieruchomości prawa dostępu i korzystania z Systemu MLS, a której warunki zawarcia i rozwiązania, jak również treść jej praw i obowiązków określa Regulamin, Regulamin Systemu MLS oraz Cennik,
8. Regulamin – regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną w rozumieniu przepisów Ustawy o świadczeniu usług drogą elektroniczną z dnia 18 lipca 2002 r. (Dz. U. 2002r. Nr 144, poz. 1204 z późn. zm.), którego Załącznikiem jest niniejsza Polityka prywatności,
9. Polityka prywatności – niniejszy dokument.

§ 2.

1. Administratorem danych osobowych przetwarzanych, zgodnie z niniejszą Polityką prywatności, jest Usługodawca.
2. Usługodawca jest administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO.

§ 3.

1. W celu nawiązania, ukształtowania treści, realizacji, zmiany lub rozwiązania Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS, jak również w celu realizacji ewentualnych roszczeń Usługodawcy wobec Usługobiorcy lub obrony przed ewentualnymi roszczeniami Usługobiorcy lub osób trzecich przeciwko Usługodawcy związanych z zawartą Umową o dostęp i korzystanie z Systemu MLS, a ponadto w celu wypełnienia ciążących na Usługodawcy z mocy powszechnie obowiązujących przepisów prawa obowiązków w zakresie księgowości, rachunkowości, rozliczeń podatkowych, archiwizacji, Usługodawca może przetwarzać następujące dane osobowe:

1. imię i nazwisko Usługobiorcy,
2. imię i nazwisko osoby reprezentującej Usługobiorcę, jeżeli Usługobiorca będący osobą fizyczną umocował taką osobę do działania w jego imieniu w celach, o których mowa powyżej,
3. imię i nazwisko osoby fizycznej reprezentującej Usługobiorcę nie będącego osobą fizyczną, jeżeli umocowanie tej osoby do działania w imieniu Usługobiorcy w celach, o których mowa powyżej, wynika z przepisów ustawy, pełnomocnictwa lub prokury,
4. nazwę firmy Usługobiorcy,
5. NIP firmy Usługobiorcy,
6. adres siedziby firmy Usługobiorcy,
7. adres e-mail Usługobiorcy lub osób go reprezentujących,
8. telefon Usługobiorcy lub osób go reprezentujących.

2. Podanie przez Usługobiorcę danych osobowych, o których mowa w § 3 ust. 1 punkt od 1 do 8 jest niezbędne dla nawiązania, ukształtowania treści, realizacji, zmiany lub rozwiązania Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS oraz świadczenia przez Usługobiorcę usług w ramach jej wykonania.
3. Podanie przez Usługobiorcę danych, o których mowa w § 3 ust. 1 punkt od 1 do 8 jest dobrowolne i stanowi wymóg umowny. Nie podanie tych danych przez Usługobiorcę skutkuje niemożliwością zawarcia przez Usługobiorcę z Usługodawcą Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS.
4. Dane, o których mowa w § 3 ust. 1 punkt od 1 do 8 mogą być, w zakresie niezbędnym dla realizacji celów określonych w § 3 ust. 1, przekazywane: (i) podmiotom świadczącym na rzecz Usługodawcy pracę, usługi informatyczne, księgowe, rachunkowe, podatkowe, obsługi prawnej, (iii) sądów, komorników, organów administracji publicznej.
5. Podstawą prawną przetwarzania danych, o których mowa w § 3 ust. 1 punkt od 1 do 8 są art. 18 ust. 1 i 2 Ustawy oraz art. 6 ust. 1 litera a), b), c), f) RODO.
6. Dane o których mowa w § 3 ust. 1 punkt 1 – 8 będą przechowywane przez Usługodawcę przez 3 (trzy) dni od dnia rejestracji konta w Systemie MLS, jeżeli w tym czasie nie dojdzie do zawarcia z Usługodawcą Umowy o dostęp i korzystanie, zgodnie z § 4 Regulaminu.
7. W razie zawarcia Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS dane, o których mowa w § 3 ust. 1 punkt 1 – 8, będą przechowywane przez Usługodawcę przez czas obowiązywania Umowy o dostęp i korzystanie, a także po jej zakończeniu w zakresie niezbędnym: (i) w celu dochodzenia lub obrony roszczeń w związku z wykonaniem umowy do czasu ich przedawnienia; (ii) w celu wykonania obowiązków wynikających z przepisów prawa, w tym obowiązków podatkowych i rachunkowych oraz celów archiwalnych, przez czas wynikający z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
8. W celu świadczenia usług w ramach Systemu MLS Usługodawca może przetwarzać zdjęcie Usługobiorcy lub osób go reprezentujących. Decyzję o wprowadzeniu zdjęcia do Systemu MLS podejmuje samodzielnie Usługobiorca lub osoba go reprezentująca z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi w Systemie MLS. Podstawą prawną przetwarzania zdjęcia jest art. 6 ust. 1 litera a) i b) RODO; wprowadzenie zdjęcia jest równoznaczne z wyrażeniem zgody na jego przetwarzanie w rozumieniu art. 6 ust. 1 litera a) RODO.
9. Przetwarzanie zdjęcia Usługobiorcy lub osób go reprezentujących nie jest niezbędne dla świadczenia przez Usługodawcę usług w ramach Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS lecz uniemożliwia Usługobiorcy w ramach dostępnych narzędzi Systemu MLS na wizualizację zdjęcia. Zdjęcie będzie przechowywane przez Usługodawcę przez czas obowiązywania Umowy o dostęp i korzystanie z Systemu MLS chyba, że Usługobiorca lub osoba go reprezentująca wcześniej sama je usunie z wykorzystaniem odpowiednich narzędzi w Systemie MLS.
10. Usługodawca nie przewiduje przekazywania zdjęcia Usługobiorcy lub osób go reprezentujących innym odbiorcom niż: (i) podmiotom świadczącym na rzecz Usługodawcy pracę, usługi informatyczne, obsługi prawnej, (iii) sądów, komorników, organów administracji publicznej, , jeżeli będzie to niezbędne w celach określonych w § 3 ust. 1.
11. Usługodawca nie będzie podejmował wobec danych, o których mowa w § 3 ust. 1 oraz § 3 ust. 7, decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym ich przetwarzaniu, w tym ich profilowania w rozumieniu art. 4 pkt 4 RODO. Nadto, nie będzie ich przekazywał do państw trzecich ani organizacji międzynarodowych.
12. Wprowadzenie przez Usługobiorcę danych jego reprezentantów, o których mowa w § 3 ust. 1 oraz § 3 ust. 7, do Systemu MLS dopuszczalne jest jedynie w przypadku, gdy Usługobiorca przed ich wprowadzeniem uzyskał zgodę osób, których te dane dotyczą, na ich przetwarzanie przez Usługodawcę oraz przekazał tym osobom wszystkie informacje, o których mowa w art. 14 ust. 1 do 4 RODO.
13. Dla wykazania spełnienia wymogu, o którym mowa § 3 ust. 12, Usługobiorca zobowiązany jest uzyskać udokumentowane potwierdzenie osób, których dotyczą dane, o których mowa w § 3 ust. 1, o wyrażeniu zgody na ich przetwarzanie przez Usługodawcę w ramach Systemu MLS oraz udokumentowane potwierdzenie przekazania im informacji o: (i) danych identyfikujących Usługodawcę, (ii) podstawie prawnej przetwarzania (w szczególności art. 6 ust. 1 lit a i b RODO), (iii) odbiorcach danych, (iv) okresie, przez który ich dane osobowe będą przechowywane, (v) o prawie do żądania od Usługodawcy dostępu do ich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania oraz o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych, (vi) prawie do cofnięcia zgody w dowolnym momencie bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie zgody przed jej cofnięciem, (vii) o prawie wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego, (viii) o braku przetwarzania danych w celu zautomatyzowanego podejmowania decyzji, w tym o braku ich profilowania.
14. Dla potwierdzenie przekazania informacji, o których mowa w § 3 ust. 13, wystarczy przekazanie osobom, do których te informacje powinny być skierowane, niniejszej Polityki prywatności.
15. Usługodawca w ramach Systemu MLS wdrożył środki techniczne i organizacyjne, aby zapewnić odpowiedni stopień bezpieczeństwa danych osobowych, o których mowa w § 3 ust. 1 i 7, a w szczególności zapewnia:

1. pseudonimizację i szyfrowanie danych osobowych;
2. zdolność do ciągłego zapewnienia poufności, integralności, dostępności i odporności systemów i usług przetwarzania;
3. zdolność do szybkiego przywrócenia dostępności danych osobowych i dostępu do nich w razie incydentu fizycznego lub technicznego;
4. regularne testowanie, mierzenie i ocenianie skuteczności środków technicznychi organizacyjnych mających zapewnić bezpieczeństwo przetwarzania.

16. Osoby, których dane są przetwarzane przez Usługodawcę, zgodnie Polityką prywatności, są uprawnione do:

1. uzyskania od Usługodawcy odpowiedzi na zapytanie odnośnie przetwarzania przez Usługodawcę ich danych osobowych,
2. dostępu do swych danych osobowych przetwarzanych przez Usługodawcę, a w szczególności do uzyskania informacji odnośnie: (i) celów przetwarzania ich danych osobowych, (ii) kategorii przetwarzanych danych osobowych, (iii) odbiorcach ich danych osobowych bądź ich kategoriach, (iv) planowanym okresie przechowywania danych osobowych, a gdy nie będzie to możliwe – kryteriach ustalania tego okresu,
3. żądania od Usługodawcy, niezwłocznego sprostowania ich danych osobowych – w przypadku, gdy okażą się nieprawidłowe lub niekompletne,
4. żądania od Usługodawcy niezwłocznego usunięcia ich danych osobowych, gdy: (i) nie są już niezbędne do realizacji celu, o którym mowa w pkt § 3 ust. 1 lub nie są w inny sposób przetwarzane przez Usługodawcę, (ii) cofnęli uprzednio udzieloną Usługodawcy lub Usługobiorcy zgodę na przetwarzanie ich danych osobowych, (iii) są przetwarzane w sposób niezgodny z prawem, (iv) muszą zostać usunięte w celu wywiązania się z obowiązku prawnego przewidzianego w prawie Unii lub przepisach prawa polskiego,
5. żądania ograniczenia przetwarzania ich danych osobowych w przypadku, gdy: (i) kwestionują ich prawidłowość – na okres pozwalający Usługodawcy sprawdzić prawidłowość tych danych, (ii) ich przetwarzanie jest niezgodne z prawem, ale sprzeciwiają się usunięciu danych osobowych, żądając w zamian ograniczenia ich przetwarzania, (iii) Usługodawca nie potrzebuje już ich danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one im potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń,
6. żądania przekazania ich danych osobowych, w których posiadaniu jest Usługodawca do innego administratora,
7. do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych w związku z przetwarzaniem przez Usługodawcę dotyczących ich danych osobowych.

17. Osoby, których dane są przetwarzane przez Usługodawcę, zgodnie Polityką prywatności na podstawie wyrażonej przez nich zgody, w celu cofnięcia tej zgody mogą swoje cofnięcie wysłać pocztą na adres siedziby Usługodawcy lub wykorzystać w tym celu pocztę elektroniczną: wspon@wspon.org.pl